Didelė dalis kasdienio darbo įmonėse vis dar atliekama rankiniu būdu. Darbuotojai perkelia užsakymus iš vienos sistemos į kitą, atnaujina prekių likučius, siunčia pasikartojančius laiškus, rengia dokumentus ir tikrina skirtinguose failuose esančią informaciją.
Kiekvienas atskiras veiksmas gali užtrukti vos kelias minutes, tačiau per savaitę ar mėnesį susidaro dešimtys darbo valandų. Be to, rankiniu būdu atliekant pasikartojančias užduotis didėja klaidų, vėlavimų ir netikslių duomenų tikimybė.
Verslo procesų automatizavimas leidžia pasikartojančius veiksmus perduoti internetinėms sistemoms. Jos gali automatiškai keistis duomenimis, kurti dokumentus, informuoti klientus, atnaujinti užsakymų būsenas ir atlikti kitus iš anksto nustatytus veiksmus.
Šiame straipsnyje aptariame 10 verslo procesų, kuriuos galima automatizuoti programavimo pagalba.
Kas yra verslo procesų automatizavimas?
Verslo procesų automatizavimas - tai pasikartojančių veiksmų perdavimas programinei sistemai. Vietoje to, kad darbuotojas kiekvieną kartą rankiniu būdu atliktų tą pačią užduotį, sistema ją įvykdo automatiškai pagal nustatytas taisykles.
Pavyzdžiui, gavus užsakymą el. parduotuvėje, sistema gali automatiškai:
- perduoti užsakymą į apskaitos sistemą;
- sugeneruoti sąskaitą;
- rezervuoti prekes sandėlyje;
- informuoti atsakingą darbuotoją;
- perduoti siuntos duomenis kurjeriui;
- išsiųsti klientui užsakymo patvirtinimą.
Darbuotojui nebereikia kiekvienos sistemos atidaryti atskirai ir kelis kartus suvesti tos pačios informacijos.
Automatizavimas nebūtinai reiškia didelės ir brangios sistemos kūrimą. Kartais pakanka vienos tinkamai suprogramuotos funkcijos, kuri pašalina daugiausia laiko reikalaujantį kasdienį veiksmą.
Užsakymų perdavimas į apskaitos sistemą
Viena dažniausių el. prekybos problemų - užsakymų duomenų perkėlimas į apskaitos programą. Jeigu integracijos nėra, darbuotojas turi rankiniu būdu suvesti pirkėjo rekvizitus, užsakytas prekes, kiekius, kainas ir mokėjimo informaciją.
Toks procesas ne tik užima daug laiko, bet ir padidina klaidų tikimybę. Gali būti neteisingai įvesta prekės kaina, kliento įmonės kodas, PVM tarifas ar kitas svarbus duomuo.
Sukūrus el. parduotuvės ir apskaitos sistemos integraciją, užsakymo informacija perduodama automatiškai. Priklausomai nuo naudojamų sistemų, taip pat gali būti automatiškai kuriamos sąskaitos, registruojami mokėjimai ir grąžinami dokumentų numeriai.
Tokia automatizacija ypač naudinga el. parduotuvėms, kurios kasdien gauna daug užsakymų arba prekiauja tiek privatiems, tiek verslo klientams.
Prekių likučių ir kainų sinchronizavimas
Kai prekės parduodamos keliose vietose, labai svarbu visur rodyti vienodus likučius ir kainas. Informacija gali būti saugoma apskaitos programoje, sandėlio sistemoje, fizinės parduotuvės kasoje, el. parduotuvėje ir skirtingose prekybos platformose.
Rankiniu būdu atnaujinant duomenis gali atsirasti situacijų, kai klientas užsisako prekę, kurios sandėlyje jau nebėra. Taip pat skirtingose sistemose gali būti rodomos nevienodos kainos.
Automatinė sinchronizacija leidžia nustatytu periodiškumu arba realiuoju laiku atnaujinti:
- prekių likučius;
- pardavimo kainas;
- akcijas ir nuolaidas;
- prekių pavadinimus ir aprašymus;
- pristatymo terminus;
- prekių būsenas.
Pardavus prekę vienoje sistemoje, jos likutis gali būti automatiškai sumažintas ir kitose prekybos vietose. Tokios funkcijos dažnai diegiamos kuriant arba plečiant individualiai verslui pritaikytą el. parduotuvę.
Sąskaitų ir kitų dokumentų generavimas
Daugelis įmonių nuolat rengia panašius dokumentus: sąskaitas, pasiūlymus, sutartis, užsakymų patvirtinimus, darbų atlikimo aktus, garantinius dokumentus ar prekių perdavimo formas.
Kai dokumentai ruošiami rankiniu būdu, darbuotojui tenka kopijuoti šabloną, pakeisti kliento duomenis, įrašyti sumas, datas ir kitą informaciją. Toks procesas lėtas, o dokumentuose gali likti ankstesnio kliento duomenų ar kitų klaidų.
Individualiai suprogramuota sistema gali automatiškai užpildyti dokumento šabloną naudodama jau turimus užsakymo ar kliento duomenis.
Dokumentas gali būti:
- sugeneruojamas PDF arba kitu formatu;
- išsaugomas kliento paskyroje;
- išsiunčiamas el. paštu;
- perduodamas į apskaitos sistemą;
- priskiriamas konkrečiam užsakymui ar projektui.
Taip dokumentų rengimas gali sutrumpėti nuo keliolikos minučių iki kelių sekundžių.
Automatizuotas klientų informavimas
Klientai nori žinoti, kas vyksta su jų užsakymu, rezervacija, užklausa ar vykdomu projektu. Jeigu kiekvieną pranešimą darbuotojas siunčia rankiniu būdu, dalis klientų gali būti informuojami per vėlai arba visai negauti atsakymo.
Sistema gali automatiškai išsiųsti pranešimą pasikeitus konkrečiai būsenai.
Pavyzdžiui, klientas gali būti informuojamas, kai:
- gautas jo užsakymas;
- patvirtintas mokėjimas;
- užsakymas pradėtas vykdyti;
- prekė perduota kurjeriui;
- paslauga jau paruošta;
- artėja rezervacijos laikas;
- baigiasi sutarties arba prenumeratos galiojimas.
Pranešimai gali būti siunčiami el. paštu, SMS žinute arba per kitus įmonės naudojamus komunikacijos kanalus.
Svarbu, kad automatizavimas būtų pritaikytas prie konkretaus proceso. Klientui neturėtų būti siunčiami nereikalingi ar netinkamu metu pateikiami pranešimai.
Užduočių paskirstymas darbuotojams
Gavus naują užsakymą ar kliento užklausą, dažnai reikia nuspręsti, kuris darbuotojas ją vykdys. Mažesnėje įmonėje tai gali būti daroma žodžiu, el. paštu ar bendrame pokalbių kanale, tačiau augant komandai tokia sistema tampa nepatogi.
Programinė sistema gali automatiškai sukurti užduotį ir paskirti ją konkrečiam darbuotojui pagal iš anksto nustatytas taisykles.
Užduotys gali būti skirstomos pagal:
- paslaugos tipą;
- kliento miestą ar regioną;
- darbuotojo kompetenciją;
- esamą darbuotojo užimtumą;
- užsakymo prioritetą;
- projekto etapą.
Darbuotojas gali automatiškai gauti pranešimą apie naują užduotį, matyti jos atlikimo terminą ir visą reikalingą informaciją vienoje vietoje.
Tokiu būdu sumažėja tikimybė, kad užklausa bus pamiršta arba perduota netinkamam žmogui.
Tiekėjų duomenų ir prekių importas
El. parduotuvės dažnai gauna informaciją iš kelių skirtingų tiekėjų. Vienas tiekėjas pateikia XML failą, kitas CSV lentelę, trečias leidžia duomenis pasiimti per API, o ketvirtas informaciją siunčia el. paštu.
Rankiniu būdu keliant prekes ir atnaujinant informaciją reikia daug laiko. Be to, tiekėjų duomenys dažnai būna skirtingos struktūros, todėl juos pirmiausia reikia sutvarkyti ir pritaikyti el. parduotuvei.
Automatizuotas importas gali:
- kurti naujas prekes;
- atnaujinti esamų prekių kainas;
- keisti likučius;
- priskirti kategorijas;
- įkelti nuotraukas;
- atnaujinti technines savybes;
- paslėpti nebetiekiamas prekes.
Taip pat galima nustatyti kainodaros taisykles. Pavyzdžiui, prie tiekėjo kainos automatiškai pridedama konkreti marža, transportavimo išlaidos arba skirtingas antkainis pagal prekės kategoriją.
Sudėtingesniems importams ir skirtingų sistemų sujungimui dažniausiai reikalingos individualios programavimo paslaugos. Sprendimas kuriamas pagal tiekėjo pateikiamų duomenų struktūrą ir įmonės naudojamos el. parduotuvės logiką.
Siuntų ir kurjerių sistemų integracija
Jeigu siuntos duomenys į kurjerio sistemą suvedami rankiniu būdu, darbuotojui tenka dar kartą kopijuoti kliento vardą, adresą, telefono numerį, pristatymo būdą ir kitą informaciją.
Integravus el. parduotuvę su kurjerių sistema, siunta gali būti suformuojama automatiškai. Sistema gali perduoti gavėjo duomenis, siuntos svorį, pasirinktą paštomatą ar pristatymo adresą.
Po siuntos sukūrimo galima automatiškai:
- gauti siuntos numerį;
- sugeneruoti siuntos lipduką;
- pakeisti užsakymo būseną;
- išsiųsti klientui sekimo nuorodą;
- perduoti informaciją sandėliui;
- registruoti siuntos pristatymo būseną.
Ši automatizacija ypač naudinga el. parduotuvėms, kurios kasdien išsiunčia didesnį kiekį užsakymų.
Individualios kainų skaičiuoklės
Ne visų produktų ir paslaugų kainą galima nurodyti iš anksto. Kaina gali priklausyti nuo matmenų, kiekio, pasirinktos medžiagos, termino, atstumo, komplektacijos ar kitų parametrų.
Tokiais atvejais klientas dažnai turi pateikti užklausą, o darbuotojas vėliau rankiniu būdu apskaičiuoja pasiūlymą. Tai užtrunka, o klientas kainos negauna iš karto.
Individuali skaičiuoklė gali automatiškai apskaičiuoti kainą pagal kliento pasirinktus parametrus.
Skaičiuoklės gali būti naudojamos:
- gamybos paslaugoms;
- statybos ir remonto darbams;
- transportavimo paslaugoms;
- spaudos gaminiams;
- nuomos paslaugoms;
- individualiai komplektuojamiems produktams;
- draudimo ar finansinėms paslaugoms.
Gautas skaičiavimas gali būti iš karto pateikiamas klientui, siunčiamas įmonės darbuotojui arba automatiškai paverčiamas užsakymu.
Be patogumo klientui, tokia skaičiuoklė sumažina darbuotojų laiką, skiriamą pasikartojantiems pasiūlymams rengti.
B2B klientų aptarnavimas ir individuali kainodara
Verslo klientams dažnai taikomos kitokios sąlygos nei privatiems pirkėjams. Skiriasi kainos, nuolaidos, atsiskaitymo terminai, minimalūs užsakymo kiekiai ar pristatymo sąlygos.
Visą šią informaciją valdant rankiniu būdu, darbuotojams tenka tikrinti sutartas sąlygas, perskaičiuoti kainas ir kiekvienam klientui atskirai rengti pasiūlymus.
B2B klientų zona gali automatiškai pritaikyti:
- individualias produktų kainas;
- nuolaidas pagal klientų grupę;
- atidėto mokėjimo sąlygas;
- minimalų užsakymo kiekį;
- konkrečiam klientui matomą asortimentą;
- specialias pristatymo sąlygas;
- ankstesnių užsakymų pakartojimą.
Prisijungęs klientas gali matyti jam aktualią informaciją, pateikti užsakymus ir atsisiųsti dokumentus be papildomo vadybininko įsitraukimo.
Tokios sistemos gali būti kuriamos kaip el. parduotuvės dalis arba kaip atskira individuali verslo platforma.
Ataskaitų ir duomenų eksportų generavimas
Vadovams ir darbuotojams reguliariai reikia ataskaitų apie pardavimus, klientus, užsakymus, projektus, prekių likučius ar darbuotojų rezultatus.
Jeigu duomenys saugomi keliose sistemose, ataskaitos dažnai rengiamos rankiniu būdu. Informacija eksportuojama į skaičiuokles, sujungiama, filtruojama ir tik tada analizuojama.
Automatizuota sistema gali surinkti informaciją iš kelių šaltinių ir parengti ataskaitą pagal nustatytus kriterijus.
Ataskaitos gali būti:
- generuojamos realiuoju laiku;
- siunčiamos kiekvieną savaitę ar mėnesį;
- pateikiamos administravimo skydelyje;
- eksportuojamos į CSV, Excel ar PDF formatą;
- filtruojamos pagal datą, klientą, darbuotoją ar padalinį.
Vadovas gali greičiau matyti svarbiausius rodiklius ir priimti sprendimus nerenkant informacijos iš kelių skirtingų vietų.
Kokią naudą verslui suteikia procesų automatizavimas?
Pagrindinis automatizavimo tikslas nėra vien pakeisti darbuotoją programa. Gerai suplanuota automatizacija pašalina pasikartojančias užduotis ir leidžia komandai daugiau laiko skirti darbams, kuriems reikia žmogaus sprendimo, bendravimo ar kūrybiškumo.
Verslo procesų automatizavimas gali padėti:
- sumažinti rankinio darbo kiekį;
- greičiau aptarnauti klientus;
- išvengti duomenų įvedimo klaidų;
- sujungti kelias naudojamas sistemas;
- tiksliau valdyti užsakymus ir likučius;
- greičiau parengti dokumentus;
- paprasčiau plėsti verslą didėjant užsakymų kiekiui.
Automatizavimas ypač naudingas tada, kai tas pats veiksmas atliekamas dažnai, turi aiškią eigą ir nereikalauja atskiro darbuotojo sprendimo kiekvienu konkrečiu atveju.
Nuo ko pradėti verslo procesų automatizavimą?
Nereikia iš karto automatizuoti visos įmonės veiklos. Dažniausiai geriausia pradėti nuo vieno proceso, kuris užima daugiausia laiko arba sukelia daugiausia klaidų.
Pirmiausia verta atsakyti į kelis klausimus:
Kokie veiksmai įmonėje kartojami kasdien arba kiekvieną savaitę?
Kur darbuotojai kelis kartus suveda tuos pačius duomenis?
Kuriame proceso etape dažniausiai atsiranda klaidų?
Kokią informaciją reikia perkelti tarp skirtingų sistemų?
Kurio proceso atlikimas labiausiai priklauso nuo vieno darbuotojo?
Atsakius į šiuos klausimus galima įvertinti, kuri automatizacija suteiktų didžiausią naudą ir greičiausiai atsipirktų.
Prieš pradedant programavimo darbus taip pat svarbu tiksliai aprašyti dabartinę proceso eigą. Reikia žinoti, iš kur gaunami duomenys, kur jie perduodami, kas juos naudoja ir kokios išimtys gali pasitaikyti.
Ar visada reikia kurti naują sistemą?
Ne kiekvienam automatizavimo projektui reikia naujos sistemos nuo nulio. Kartais pakanka sujungti jau naudojamas programas, papildyti WordPress arba WooCommerce svetainę nauja funkcija ar pritaikyti esamą įrankį.
Galimi keli sprendimo būdai:
- esamos sistemos nustatymų pritaikymas;
- standartinės integracijos įdiegimas;
- individualaus WordPress ar WooCommerce funkcionalumo sukūrimas;
- API integracijos tarp skirtingų sistemų sukūrimas;
- atskiros internetinės sistemos programavimas.
Tinkamiausias būdas priklauso nuo naudojamų sistemų, proceso sudėtingumo ir planuojamos projekto plėtros.
Kiek kainuoja verslo procesų automatizavimas?
Automatizavimo kaina priklauso nuo užduoties sudėtingumo. Vienos funkcijos sukūrimas esamoje svetainėje gali būti palyginti nedidelis darbas, o kelių verslo sistemų integracija gali pareikalauti išsamesnio planavimo ir programavimo.
Vertinant kainą svarbu:
- kiek sistemų reikia sujungti;
- ar sistemos turi veikiančias integravimo galimybes;
- kokius duomenis reikia perduoti;
- kaip dažnai duomenys turi būti atnaujinami;
- kiek skirtingų proceso scenarijų egzistuoja;
- ar reikalingas administravimo skydelis;
- kokia yra esamos svetainės ar sistemos techninė būklė.
Prieš pateikiant tikslų pasiūlymą paprastai reikia susipažinti su dabar naudojamomis sistemomis ir norimu rezultatu.
Teikiame programavimo paslaugas verslo procesų automatizavimui. Kuriame individualias WordPress ir WooCommerce funkcijas, API integracijas, klientų zonas, kainų skaičiuokles, duomenų importavimo sprendimus ir individualias internetines sistemas.
Apibendrinimas
Verslo procesų automatizavimas padeda sumažinti rankinio darbo kiekį, greičiau aptarnauti klientus ir užtikrinti tikslesnį duomenų perdavimą tarp skirtingų sistemų.
Automatizuoti galima ne tik didelės įmonės veiklą. Net ir nedidelė funkcija, automatiškai perduodanti užsakymą, sukurianti dokumentą ar atnaujinanti prekių likučius, gali sutaupyti daug darbuotojų laiko.
Svarbiausia pradėti nuo realios verslo problemos, o ne nuo konkrečios technologijos. Pirmiausia reikia nustatyti, kuris procesas užima daugiausia laiko, dažniausiai kartojasi arba sukelia daugiausia klaidų. Tuomet galima parinkti racionaliausią techninį sprendimą.
Jeigu jūsų įmonėje vis dar rankiniu būdu perkeliami duomenys, kuriami pasikartojantys dokumentai ar atnaujinama informacija keliose sistemose, šiuos veiksmus greičiausiai galima bent iš dalies automatizuoti.